Hoe deze logistiek dienstverlener efficiënter werkt met het WICS WMS
Begin 2016 werd logistiek dienstverlener LEF klant bij WICS. Bart Koster runt het bedrijf samen met echtgenote Claudia (hier rechts op de foto in gesprek met WICS consultant Nicoline). Bart focust zich hierbij op het commerciële vlak, maar ook de operationele aansturing. Claudia houdt zich voornamelijk bezig met de Financiën, ICT en back-office. Zij vertelt over het brede scala aan activiteiten en hoe het Warehouse Management Systeem WICS Enterprise daarbij ondersteunt om het klantenbestand te onderhouden.
De kengetallen
- Oppervlakte 3 locaties: 11.000 m2
- Aantal orderregels per maand: 15.000
- Aantal inslagen per maand: 100
- Aantal werknemers: 18
- Klantenbestand: (o.a.) Scotch & Soda, Smart Install, FaberExposize, 2theloo, Newby Teas
Het magazijn van LEF in Amstelveen. Beide hallen worden inmiddels grotendeels gebruikt door LEF.
Ontstaan LEF
Bart Koster is het bedrijf gestart in 2000 onder de naam Bart Logistics Services. Zo verhuurde Bart zichzelf jarenlang aan allerlei organisaties voor zijn logistieke expertise, onder andere in de fashion branche. Na een aantal succesvolle jaren werd hij door zijn netwerk steeds meer gevraagd om ook opslag te regelen, waardoor LEF in 2008 in het huidige pand in Amstelveen is getrokken.
Het begon in een klein deel van het huidige pand, nog zonder het kantoor: “Bart heeft een bureau neergezet met een terrasverwarmer, lekkere dikke laarzen en zo zat hij in de wintermaanden achter de laptop de business te regelen”, aldus Claudia. Vervolgens kwamen er langzaamaan vanuit het netwerk nieuwe klanten binnen. “Dat ging eerst nog op wat pallets. Daarna kwam er een stelling bij en een half jaar later ben ik bij het bedrijf gekomen.”
“We hadden WICS eigenlijk al afgenomen voor het referentiebezoek.”
Via contacten bij DHL is in die tijd het batterijenmerk Varta bij LEF gekomen. Het moederbedrijf, Spectrum Brands, heeft een groot aantal merken. Dit varieert van haarproducten tot een diervoedermerk. De applicatiebeheerder van het WICS WMS geeft aan: “Dat werd – en is nog steeds – een belangrijke, groeiende klant en zo kwam er na verloop van tijd steeds meer personeel bij. Het kantoor werd geprofessionaliseerd en er kwam de kantine.
We kregen vanuit de kledingbranche ook meer vraag, in het begin vooral op projectbasis. Later kwamen er steeds meer vaste klanten die de opslag en handling bij ons neerlegden, dus hebben we op een gegeven moment heel deze hal moeten huren. Inmiddels hebben we de helft van de hele locatie in huur. Daarnaast hebben we nog magazijnen in Heteren en in Mijdrecht.”
Het magazijn ziet er altijd strak en opgeruimd uit. Een klant moet immers altijd binnen kunnen lopen.
De hoge servicegraad van LEF
LEF verzorgt als logistiek dienstverlener uiteraard inslag, opslag en uitslag, maar biedt ook veel extra activiteiten aan van ompakken tot stickeren en het samenstellen van producten. Maar, het zijn niet alleen Value Added Logistics (VAL) activiteiten die de doorslag geven voor klanten: “Het meedenken hoe het efficiënter kan en wat we ook commercieel extra kunnen bieden, is eigenlijk de grootste reden dat klanten ons kiezen. Daarnaast bieden we een full-service pakket.”
Ter illustratie geeft Claudia een recent voorbeeld: “In 2018 werden wij door 2theloo benaderd om een aantal time critical transporten uit te voeren. 2theloo faciliteert openbare toiletten in o.a. winkelcentra en stations. De transporten zijn we blijven doen maar inmiddels hebben we ook hun verhuizing van het hoofdkantoor in Amsterdam uitgevoerd en zijn we in gesprek om hun sparepart magazijn op te zetten en te beheren. Klanten vragen ons regelmatig om mee te denken in hun proces of met hun andere logistieke of facilitaire problemen. Wij zien de relatie met de klant als een partnership en dat is wat ons onderscheidt. Het werkt bovendien fijn, je behaalt samen veel meer resultaat en het is efficiënter”, aldus Claudia.
Zowel B2B als B2C
LEF bedient zowel Business to Business (B2B) als de Business to Consumer (B2C) branche, al is de laatstgenoemde doelgroep minder aanwezig. De B2C klanten bestaan vaak uit B2B klanten met een webwinkel ernaast. De doelstelling is om hier meer mee te doen: “Maar bij de e-commerce wordt het interessant bij schaalgrootte. Je moet dus echt een grote jongen hebben om het efficiënt te maken en daardoor kun je lage prijzen bieden. Met de B2B kant zitten we veel meer in de dienstverlening die LEF biedt met alle extra werkzaamheden. Zo hebben we eigen transportmiddelen waarmee we zelf transport verzorgen, dus als het snel ergens op een locatie moet zijn kunnen we het zelf doen. Tevens werken we met een aantal vaste transportbedrijven samen.”
Van kleding tot elektrameters
Het klantportfolio is enorm divers, zo geeft Claudia aan: “Die diversiteit maakt het afwisselend voor onze medewerkers en uitdagend om steeds weer goede planningen te maken om iedereen tevreden te stellen. Scotch & Soda is sinds najaar 2018 ook een grote klant van ons en daar zijn we nu heel erg mee in ontwikkeling. We slaan een deel van de voorraad op en voor B2B doen we op aanvraag de picking op doosniveau. Momenteel zijn we in gesprek om dat verder uit te breiden.”
Smart Install installeert voor Liander slimme gas- en elektrameters bij huishoudens. Sinds het voorjaar van 2017 komen 150 monteurs meerdere keren per week hun montagemateriaal in de vorm van een order afhalen bij LEF in Amstelveen en Heteren. Het was voor de aannemer Smart Install de eerste keer dat het orderproces uitbesteed werd aan een logistieke partner. Ze wilden daarmee de voorraden beter controleren. “Smart Install is via WICS bij ons gekomen en wij hebben ze geholpen met dit vraagstuk omdat WICS alle gewenste functionaliteiten biedt en wij de logistieke kennis”, aldus Claudia.
Scotch & Soda is nu nog relatief klein qua opslag en handling, maar zal in de toekomst nog verder groeien.
Op zoek naar een WMS
In 2014 ging LEF steeds nadrukkelijker op zoek naar een WMS, omdat er qua automatisering grote stappen gemaakt moesten worden. Alles gebeurde ‘houtje touwtje met Excel’ en er kwamen steeds meer aanvragen.
“We merkten dat steeds meer klanten met een systeem werkten dat je ook wilt koppelen. Wanneer je steeds meer klanten krijgt is het voorraadbeheer in Excel gewoon niet te doen. Het is foutgevoelig en de klanten verwachten op een gegeven moment ook meer professionaliteit. Voorraadbeheer was het grootste speerpunt, naast het warehouse managen en zorgen dat alles efficiënter opgeslagen wordt.” Het onderhouden van de pick- en bulklocaties werd handmatig verzorgd. Het replenishen van bulk naar pick ging middels een Excellijst. “Dat werkte ook wel, maar dit moest allemaal handmatig en het kostte heel veel werk. Nu kan dat via WICS.”
“WICS Enterprise heeft eigenlijk gewoon alles”
LEF is zich daarom gaan oriënteren en is naar de ICT & Logistiek beurs geweest. Ze ontmoetten daar de toenmalig directeur van WICS en dat klikte. “Toen zijn we nog wel verder gaan kijken, maar bleven eigenlijk terugkomen bij WICS. WICS Enterprise heeft eigenlijk gewoon alles. Je hebt ADR, categorieën, het is met veel systemen te koppelen en je kunt ook maten kwijt. Aangezien wij een divers klantenbestand hebben, is dat heel fijn. Dat zijn wel de redenen dat wij voor WICS hebben gekozen. De keuze zit hem dus met name in de diversiteit die jullie WMS biedt. Dat onderscheid je echt van de andere pakketten.”
Er volgde een prettig referentiebezoek bij WICS klant Fuji Logistics met de General Manager toentertijd. “Het bedrijf had ook een diversiteit aan producten, zowel kleine en grote orders en konden het goed laten zien in het magazijn. “We zagen toen voor het eerst WICS, dat was wel grappig. We hadden er al veel over gepraat, maar nog nooit gezien. We hadden toen ook al het contract getekend”, aldus Claudia.
“De training ging op zich allemaal heel goed. Het is ook heel prettig dat je die training bij jezelf in huis hebt en dat je daarvoor per keer een halve dag reserveert. WICS heeft heel veel in zich maar dat maakt het ook complex om het te leren. Veel leer je wel pas echt als je ermee gaat werken.”
Naast de palletvoorraad heeft LEF ook een klein pickmagazijn opgezet, vaak voor B2C orders.
Doelstellingen
Volgend jaar bestaat LEF 20 jaar en de visie voor de komende jaren is duidelijk: “We hebben nu 11.000 m2, onze doelstelling is om op termijn 20.000 m2 optimale logistieke dienstverlening aan te bieden, waar het een walhalla is voor klanten om bedient te worden en het nog beter is voor medewerkers om te werken.” In Amstelveen kan LEF niet veel meer groeien, in Mijdrecht zit het warehouse vol en Heteren is voor een tijdelijk project. “We zijn dus aan het kijken naar een nieuwe locatie naast Amstelveen, waar wij op korte termijn een Europees distributie centrum willen opzetten voor een aantal Chinese en Amerikaanse bedrijven. Deze bedrijven hebben ons benaderd om niet alleen hun logistiek te doen maar ook de front- en backoffice. We willen groeien, maar dat betekent dat we ons ook moeten optimaliseren in onze automatisering en het personeel. Ons huis steviger neerzetten. Daar zijn we nu druk mee bezig.”
Wat betreft de doelstellingen met WICS, wil de logistiek dienstverlener de facturatie op orde krijgen: “Het is natuurlijk ook een pré van WICS dat je je facturatie er helemaal in kan aansturen en dat je het kan koppelen aan je boekhoudprogramma. Als we de VAL activiteiten dan goed inrichten, kunnen we dit ook automatisch factureren. Nu gebeurt dat nog handmatig.”
“Ik denk dat we qua kosten zeker een vaste medewerker besparen.”
Efficiëntieslag
Afsluitend kijkt Claudia terug op de resultaten. “Wat we tot nu toe bereikt hebben met WICS? Je kunt precies aangeven hoe je de logistieke stromen als opslag en orders registreert, dat is voor klanten ook een reden om te komen. Zo gebruiken we WICS wel als verkooptool.” LEF maakt daarnaast goed gebruik van de webportal voor klanten: “Omdat we zulke diverse klanten hebben werken ze ook met zoveel verschillende systemen. Niet alle systemen zijn lekker te koppelen. Dan is de portal erg handig.” Wel ondervindt Claudia dat sommige klanten meer van WICS zouden willen zien: “Omdat ze zelf vaak geen ERP hebben, willen klanten weten wat ze aan een bepaalde klant hebben verkocht.”
In ieder geval merkt LEF met WICS een grote efficiëntieslag: “Ik kan het qua percentages niet helemaal uitdrukken, maar het feit dat je zoveel dingen niet meer handmatig doet, is al een enorme winst. Terwijl de foutgevoeligheid een heel stuk lager is.” En, zo vervolgt Claudia: “Toen we WICS af gingen nemen, heb ik gekeken wat onze maandelijkse kosten zijn. Dat was bij de aanschaf ongeveer een medewerker, die wil je dan ook uitsparen. Ik denk dat dat zeker het geval is.”
