Hoe een Deense webshop 50% meer orders per uur afhandelt
Over Temashop
Het bedrijf is gestart in 2009 en heeft ongeveer 25 werknemers. Tijdens piektijden kan het aantal werknemers (tijdelijk) groeien tot 35. Temashop heeft een jaarlijkse omzet van meer dan 30 miljoen Deense Kronen (DKK), wat neerkomt op € 4.000.000.
Klanten die niet online willen bestellen, kunnen de winkel bezoeken tijdens de openingstijden en de artikelen passen.
- Aantal orders: 10.000 per maand, 22.000 in piekmaanden
- Aantal inslagen: 140 per maand
- Gemiddeld percentage retouren: 6%
- Drukste periodes: Halloween / Carnaval / Oktoberfeest
Kenneth Holt
Warehouse Manager
Daniel Andersen
Directeur / Eigenaar
Tekortschietend systeem
Temashop gebruikte een SaaS (System as a Service) softwarepakket uit Engeland voor hun logistiek. In dit standaard softwarepakket was het niet mogelijk om maatwerk te laten maken. Het deed het zijn werk, tot een groot piek moment. Het systeem faalde en medio 2016, ging de Deense webshop op zoek naar een ander pakket. Los van het falen van het systeem, zocht Temashop tevens een pakket waarin maatwerk kon worden gebouwd. Daarnaast moest het kunnen communiceren met de bestaande Magento webshop. Via het internet kwam het bedrijf terecht bij WICS Logistics en deed het een informatieaanvraag voor een WMS.
Het kantoor in Fredericia is een gezamenlijk pand met de winkel en het warehouse.
Skype meetings
Kort na de eerste informatieaanvraag hielden Temashop en WICS diverse Skype meetings. Een paar weken later liet Temashop zien dat de overweging voor een nieuw WMS serieus was: In juli 2016 kwam het bedrijf naar Nederland toe. Met één overnachting ertussen, kregen Andersen en Holt een demonstratie van het Enterprise pakket en bezochten ze een klant van WICS.
De onderhandelingen begonnen en Temashop schafte WICS Enterprise aan voor een, zoals ze dat zelf zeiden, “eerlijke prijs”, inclusief een aantal stukken maatwerk binnen de implementatie. De Deense webshop en WICS kwamen tot een overeenkomst en het partnership werd opgezet.
“We kunnen nu 300 orders per uur afhandelen, in plaats van 200 voor de implementatie.”
Implementatie binnen 3 weken
Binnen 3 weken gedurende de zomer van 2016 werd het WICS WMS geïnstalleerd, geïmplementeerd en waren de key users opgeleid. Omdat WICS werkte op de huidige scanners, was hier geen extra investering voor nodig. Temashop wilde een maand voor het volgende piekmoment livegaan; Oktoberfeest. “Het was een enorm snelle en zware implementatie, en de weken na de livegang waren erg zwaar. Maar als we het over konden doen, zouden we het op dezelfde manier doen”, zo geeft Warehouse Manager Kenneth Holt aan.
Fred van den Boogaard, Business Consultant bij WICS, leidde de implementatie: “3 weken lijkt erg ambitieus en is normaalgesproken een garantie voor een misère. Maar met hard werken, een open mind en wederzijds vertrouwen in partnership is het mogelijk gebleken. Niettemin zou ik altijd aanraden om ten minste 3 maanden uit te trekken voor een volledige implementatie.”
Het gebruik van WICS
Temashop is na de implementatie een stuk efficiënter gaan werken, onder andere door de orderpick technieken van WICS. Het bedrijf gebruikt voornamelijk de wavepick, single line en single SKU om orders te verzamelen. Daarnaast wordt het prioriteren van orders gebruikt voor winkelorders: de magazijnvoorraad is gekoppeld met het kassasysteem (POS) van de winkel. Als een klant een artikel wil dat niet meer in de winkel ligt, wordt de order direct doorgestuurd naar het warehouse. De orderpickers zullen deze order met hoge prioriteit in de scanner krijgen. Gepickte artikelen worden direct naar de winkel gebracht. Dit zorgt voor een snelle afhandeling, klanten in de winkel hoeven hierdoor niet lang te wachten. Tevens is het mogelijk om online een order te plaatsen en deze af te halen in de winkel (In Store Pick Up).
WICS wordt tevens gebruikt voor het tracken van alle binnenkomende goederen – Temashop heeft meerdere inslagen per dag. “Zo bestellen we dezelfde artikelen niet dubbel. Daarnaast gebruiken we diverse rapporten binnen WICS, onder andere om de slow-movers in het magazijn te herkennen”, aldus de Warehouse Manager.
Temashop gebruikt orderpickkarren om dagelijks honderden orders af te handelen.
Resultaten
Na de implementatie van het WICS Warehouse Management Systeem, handelt Temashop 50% meer orders af per uur. De Deense webshop geeft aan dat dit bereikt is door de automatische routes en batch / wavepicking opties binnen WICS, samen met het terugdringen van loopafstanden. Holt:”Uiteindelijk gebruiken we hetzelfde aantal mensen met hetzelfde materiaal, maar handelen we nu 300 orders per uur af, waar dat voorheen 200 was.” Zo kan de webshop zijn razendsnelle groei controleren, zonder te hoeven investeren in een nieuw magazijn of extra mensen.
De webshop bereikte dit zelfs met de order controle. De order controle is een extra scan aan de paktafel om orderpickfouten eruit te halen. “Dit heeft geresulteerd in een vrijwel foutloze logistieke operatie in het warehouse en toenemende winsten voor het bedrijf”, zegt de Warehouse Manager.
“Het systeem kan altijd draaien, zelfs als er geen internet is."
Hogere performance
Over de performance van het systeem, zegt Holt: “We vinden het prettig dat het systeem niet in de cloud is geplaatst – dat geeft ons een hogere performance en de mogelijk om altijd te draaien, zelfs als er geen connectie is met het internet. We hebben zelf ervaren hoe een warehouse systeem in de cloud kan falen. Dat is niet het geval met het WICS systeem.” Het Warehouse Management Systeem WICS Enteprise is een high end applicatie, gebouwd op het stabiele Progress Software applicatie platform.
Configuratie en maatwerk
Het WICS systeem is erg flexibel, maar soms vragen logistieke processen om een maatwerkoplossing: “We vinden het een voordeel dat we maatwerk kunnen toevoegen aan de software, zo hoeven we ons niet aan de software aan te passen. We bepalen onze eigen functies en worklows.” Door gebruik te maken van de WICS API in combinatie met Temashop’s inhouse IT kennis, heeft de Deense webshop een aantal functionaliteiten zelf kunnen bouwen. Deze functionaliteiten zijn niet standaard in WICS, maar WICS deelt graag kennis om de eigen standaard software verder te ontwikkelen.
Aan de andere kant leidde de kennis soms tot logistieke veranderingen bij Temashop: “We hebben zelfs workflows veranderd, omdat het WICS WMS een effectievere manier van aanpak had voor bepaalde processen. We waarderen het partnership en gebruiken de professionele kennis van de specialisten van WICS. Ze proberen altijd de beste oplossing te zoeken voor de klant.”
Video van het logistieke proces in het warehouse.
Doelstellingen
Temashop breidt op korte termijn hun activiteiten uit naar Noorwegen. Zo kan het bedrijf de uitdagende doelstelling van volgend jaar realiseren, zoals Andersen aangeeft: “We willen 200.000 orders versturen in 2018.” De doelstelling op lange termijn is om de top 3 webshop in Europa te worden op het gebied van themakleding. Qua omzet wil het bedrijf groeien naar 100.000.000 DKK ( € 13.000.000 ) binnen 5 jaar.
Daarnaast wordt overwogen om logistiek voor derden uit te gaan voeren, met name voor fabrikanten. Door deze services voor fabrikanten aan te bieden, krijgt Temashop meer controle over en meer inzicht in verwachte bezorgtijden. In dat geval zal het bedrijf mogelijk het warehouse moeten uitbreiden, hetgeen overigens nog tot de mogelijkheden behoort op het huidige terrein.
“De specifieke WMS functionaliteiten voor E-commerce die WICS heeft, zijn er niet in Denemarken.”
WICS’ uitbreiding naar Denemarken
Door gebruik te maken van het grote netwerk van Temashop, wil WICS met Denemarken het afzetgebied verder vergroten. De Scandinavische regio is bekend om zijn goedsprekende Engels, wat een groot obstakel weghaalt. Met de nieuwe samenwerking verwacht WICS grote stappen te kunnen maken binnen de Deense E-commerce markt. Eigenaar Daniel Andersen concludeert: “Zulke specifieke WMS functionaliteiten zoals WICS die heeft, zijn er niet in Denemarken.”
