Hoe G3M Fulfillment vorm gaf met het WICS WMS
De start
De 3 eigenaren werkten in 2010 bij een drukkerij, die in dat jaar failliet ging. Omdat zij de specialismes hiervoor al in huis hadden, besloten zij samen G3M op te richten voor de inkoop en verkoop van drukwerk. Dat varieert van alles en nog wat, van visitekaartjes, folders en brochures tot en met signproducten, gevelbelettering en bewegwijzering. “Eigenlijk alles op grafisch gebied en alles op maat”, aldus Martijn.
G3M kan bepaalde aanvragen op de eigen locatie in Zoetermeer uitvoeren, bijvoorbeeld voor klanten die hun direct mailings verzorgd willen hebben. Ander drukwerk van klanten wordt uitbesteed. Hierbij worden meestal bij 3 partijen offertes aangevraagd. Omdat de eigenaren flink wat ervaring hebben, weten zij inmiddels welke partijen het beste aansluiten op een bepaalde vraag van de klant. Martijn: “Dan gaat het alleen nog om wát wil de klant hebben qua prijs-kwaliteitverhouding.”
“Direct bij de implementatie wisten we met de consultant hoe we het proces het beste konden inrichten.”
De stap naar fulfilment
“We hadden altijd al een klein magazijntje voor de opslag van drukwerk van onze klanten. Via ons ordersysteem kunnen klanten daar een afroep van doen, denk bijvoorbeeld aan winkelformules die materiaal zo gecentraliseerd kunnen opslaan bij G3M. Of de klant heeft er simpelweg geen ruimte voor. Op een dag kregen we de vraag om dagelijkse verzendingen te gaan doen en rolden we in de fulfilment logistiek. Het ging om 20, 30, 40 grote orders per dag en dat is niet handmatig meer te verwerken. Dit kunnen namelijk wel 200 tot 300 orderlijnen zijn met veel verschillende producten. Hierdoor moest de opslagcapaciteit omhoog en wilden we een WMS aanschaffen.”
Toch wil G3M geen ‘typische dozenschuiver’ worden. Het onderscheidend vermogen zowel in het drukwerk gedeelte als het fulfilment is iets extra’s bieden dan het ‘normale’. “Dus niet de dozenschuiver met zoveel mogelijk fulfilment klanten. Wij bieden toegevoegde waarde in de persoonlijke service en het echte meedenken met de klant.”
Hartstichting
De vraag voor de dagelijkse verzendingen kwam van de Hartstichting. Alle folders, collectebussen, registratieformulieren voor vrijwilligers van de Hartstichting worden inmiddels uitgeleverd door G3M. Dit zijn bijvoorbeeld verzendingen richting ziekenhuizen met o.a. reanimatiematerialen en informatiebrochures over hart- en vaatziekten. De orders variëren van hele kleine orders tot zelfs pallets. Een aantal mailings van de Hartstichting, bijvoorbeeld bij de bevestigingsbrief voor het donateurschap, worden ook verzorgd door G3M.
De grootste drukte voor G3M speelt rondom de collecteweek van de Hartstichting. “In januari worden de eerste zendingen voor de collecteweek verstuurt, terwijl in april pas de collecteweek van start gaat. De Hartstichting vindt het uiteraard belangrijk dat dit proces voor de vrijwilligers (nagenoeg) foutloos uitgevoerd wordt. Dat vergt een gedegen voorbereiding en juiste inrichting van het proces.
“Twee punten heel belangrijk bij implementatie”
Zo ging Martijn op zoek naar logistieke software, waarbij uiteraard meerdere partijen werden bekeken. “Er waren twee punten voor mij heel erg belangrijk. Allereerst was de tijd van implementatie een uitdaging. Daar haakten al een hoop aantal partijen bij af. Daarnaast moesten er koppelingen mogelijk zijn naar andere softwarepakketten.” WICS werd benaderd via het internet, waarna het gesprek na een aantal mailwisselingen nog een keer werd voortgezet op de beurs in Utrecht. “Bij WICS had ik het gevoel dat er heel veel mogelijk was. In principe is alles in te richten zoals wij dat willen.” Al heeft dat uitgebreid pakket volgens Martijn af en toe ook een nadeel: “De complexiteit is soms nog wat hoog in WICS. Waar nodig springt de consultant dan bij.”
Voor G3M was het daarnaast erg moeilijk om een WMS-selectie te doen, aangezien het een volledig nieuw traject was. “De logistieke werkzaamheden zoals we het nu uitvoeren en het hele werken met een WMS waren nieuw. We moesten een proces bedenken én daarbij ook een systeem zoeken. Met Fred van den Boogaard heb ik daar veel over gesproken. Dan zegt de consultant ook: denk hieraan, denk daaraan.” De Business Consultant van WICS geeft aan: “Vooraf spraken we al een aantal maal over de koppelingen en de flexibiliteit versus uniforme, verantwoorde processen die gewenst zijn voor G3M. Zo hadden we voor de start al een goed plan staan. “Direct bij de implementatie wisten we daardoor hoe we het proces het beste konden inrichten”, zo bevestigt Martijn.
De implementatie
Uiteindelijk werd de implementatie binnen een korte tijd afgerond, waarbij nu nog gebruikt wordt gemaakt van pickbonnen. “We zagen nog niet de toegevoegde waarde van scanning, waar ook een prijskaartje aanhangt. Mochten we hier in de toekomst toch nog naartoe willen, kunnen we dit uiteraard nog oppakken.” Een van de redenen om dit nog niet te implementeren, is dat G3M vaak order voor order pickt zonder de extra orderpick technieken. “Sommige kleine orders lopen we nog wel eens gecombineerd, maar vaak zijn de orders zo groot dat we ze order voor order lopen. Doordat de afstanden niet zo groot zijn, is dat nog goed te doen.”
“We weten nu precies wat waar staat en ook op het gebied van verzendingen zijn we vooruitgegaan.”
Resultaten
G3M denkt een aantal dingen beter op orde te hebben na de implementatie van het WMS, al was begin soms lastig. Zo geeft Martijn aan: “Het registreren in het WMS was wel wennen. Eerst liepen we nog wel eens het magazijn in om zomaar een doosje te pakken. Nu verplichten we onszelf om eerst een order aan te maken. Je bent bewuster bezig met je voorraad. Dat moet ook, omdat je veel meer voorraad hebt staan dan eerst (voor de verhuizing, red.). En naast de standaard orders wilden we ook voor onze mailings terug kunnen zien waar dit heen is gegaan. Dit registreren we nu ook. Daar wordt weer een ander orderproces voor toegepast.”
We weten nu precies wat waar staat en ook op het gebied van verzendingen zijn we wel een stuk vooruitgegaan. Door de koppeling met Transsmart kunnen we ook direct verzendlabels uit het WMS krijgen voor de verschillende vervoerders die we gebruiken. Eerst deden we dat handmatig in de systemen van de vervoerders. Met een klein aantal zendingen was dat nog goed te doen, maar nu we hard groeien bespaart dat veel extra administratie.
Toekomst
Volgend jaar gaat G3M het uitleveren van de collectematerialen voor het Prinses Beatrix Spierfonds erbij doen, een nieuwe klant die niet toevalligerwijs binnenkwam via de Hartstichting. G3M wil daarnaast de samenwerkingen met de klanten uitbreiden en in de toekomst vooral groeien binnen de goede doelenbranche. Dit wil G3M bereiken door onder andere koppelingen te realiseren met bekende softwarepakketten in de goededoelensector. “De logistiek is ons inmiddels bekend, dus met de juiste koppelingen kunnen we de goede doelen straks nog sneller aansluiten.”
