Van webshop tot e-Fulfilment dienstverlener
Feiten over Gamp ebiz
- Aantal medewerkers: 45
- Aantal inslagen per maand: 1.200
- Aantal orders per maand: 28.000
- Aantal retouren per maand: 450
Teveel zelfbouw
Faico Migchelbrink ging op zoek naar vervanging voor het logistieke gedeelte van AFAS. Er was veel zelfbouw tegenaan gemaakt om in bepaalde zaken te kunnen voorzien. Doordat op een gegeven moment zelfbouw een te groot aandeel kreeg, besloot Gamp ebiz om op zoek te gaan naar een WMS. Het doel was om de fulfilment diensten te professionaliseren door middel van logistieke automatisering. “We maakten teveel fouten omdat we nog rondliepen met papier. Daarnaast kun je een stuk minder snel werken”, aldus Hoffman.
De zoektocht
Binnen de WMS-selectie is onder andere gekeken naar de koppelingen met webshops. Andere software partijen waarmee Gamp ebiz in gesprek ging, waren volgens de dienstverlener vooral gericht op de traditionele magazijnen en minder op de B2C logistiek. Migchelbrink: “WICS stak eruit met haar WMS software dat zichzelf inmiddels bewezen had bij diverse fulfilment partijen. We hebben nog een andere partij om tafel gehad, maar die waren minder ver met fulfilment binnen het WMS. Ook het persoonlijke gevoel was beter bij WICS.”
Daarnaast kwamen Gamp ebiz en WICS elkaar nog een aantal keer tegen op beurzen en is er een referentiebezoek geweest bij een fulfilment klant van WICS. “Bij dit bedrijf hebben we gezien hoe het proces met RF scanners werkte en ook de paktafel functionaliteiten bevielen ons. Tevens bezochten we een andere klant van WICS met een AFAS ERP systeem, waarbij de koppeling als prettig werd ervaren.”
Het magazijn van Gamp ebiz kenmerkt zich door smalle lange gangen met kleine vakken, waardoor zij de vaak kleine artikelen efficiënt kunnen opslaan. Daarnaast is er een loods voor bulk ingericht. Een aantal foto's van het magazijn:
Uitgebreide demonstratie
Omdat Gamp ebiz de software alleen in de praktijk had gezien, wilde de dienstverlener nog graag een demonstratie van het in Progress geschreven Warehouse Management Systeem. Na een uitgebreide demonstratie van WICS in Groenlo was het duidelijk dat de benodigde functionaliteiten in het pakket zaten: “Toen konden er meer inhoudelijke vragen gesteld worden en werd het allemaal wat tastbaarder. Zo konden we uiteindelijk tot een overeenkomst komen”, vertelt de Applicatiebeheerder van Gamp ebiz.
"We hadden meer weerstand verwacht"
Na 3 maanden is de eerste klant van Gamp ebiz live gegaan. De grootste verandering was de introductie van het scannen. Voor het traject van papier naar volledige RF scanning merkte het bedrijf uit Groenlo dat er verandering plaatsvond op het benodigde kennisniveau van producten. Hoffman: “Er hoeft minder zelf nagedacht te worden, de scanner vertelt wat er moet gebeuren. We hadden eigenlijk meer weerstand verwacht tijdens het traject, maar dat viel uiteindelijk mee. We hebben wel wat oudere mensen die iets meer moeite hebben, die hadden ook de angst of het hen wel ging lukken. Ik zeg altijd dat je moet leren van fouten. Wanneer iemand een fout maakt, moet je daar niet boos op worden maar kijken welke les je daaruit kunt trekken. Alleen dan word je beter.”
Speciaal kantoor voor de logistiek
Omdat we niet meer van half 9 tot 6 werken, hebben we 2 shifts met ieder een teamleader voor het magazijn. Die plannen onder meer de orders en zijn aanspreekpunt als er vragen zijn bij de paktafel. Applicatiebeheerder Migchelbrink heeft deze teamleiders zelf opgeleid. Af en toe gaat hij met de nieuwe key users kijken waar ze tegenaan lopen. Dan wordt overlegd of het anders opgelost kan worden of dat er een aanpassing nodig is in WICS. Hij geeft aan: “9 van de 10 keer komt het er op neer dat je data goed moet zijn. Wanneer de data correct is, loopt het als een speer.”
Foutpercentage drastisch omlaag
Chantal Rensing merkt dat mede door de komst van WICS meer zaken ingekaderd worden en Gamp ebiz daardoor strakker werkt. Ze noemt twee praktijkvoorbeelden: “Een nieuwe klant wilde hier spullen afleveren, die wij moesten ompakken en versturen. Om fouten te voorkomen, hebben we de klant aangedrongen op het leveren van EAN codes voor de producten, om in ieder geval het reguliere proces te kunnen volgen. De klant ging daarin mee. “Uiteindelijk word je niet alleen zelf daar beter van, maar de klant ook”.
Voor opdrachtgevers die langskomen om (eigen) voorraad mee te nemen wordt een reguliere uitslag gemaakt, waardoor het voorraadniveau correct blijft. “Vroeger werden daar ook nog wel eens fouten door gemaakt. Het was meer werk, dus mensen sloegen de uitslag over, waardoor de voorraad niet meer klopte”, aldus de Business Developer van Gamp ebiz. De directeur van Gamp ebiz vult aan: “Als je kijkt naar de resultaten, merken we dat we nu gestructureerder werken, waardoor het foutpercentage drastisch omlaag is gebracht. Maar het foutpercentage moet nog lager, richting de 0,1%. We verwachten dat dit met drie maanden is gerealiseerd.”
Conversieverhogend
Hoffman vertelt tegenwoordig tijdens verkoopgesprekken hoe de automatisering in zijn werk gaat en dat schept meer vertrouwen dan voorheen. Het proces is controleerbaar verifieerbaar. “Als je geen WMS hebt, komen er niet snel externe klanten bij. Automatisering is een must. Toen we nog geen WMS hadden, werkte dat niet. En wij willen als Gamp ebiz investeren in een klant, om samen met de klant meer orders te genereren”, aldus Hoffman. Dit gebeurt onder andere met de vervoerdersmodule. Deze module binnen WICS verzorgt de automatische vooraanmelding bij elke vervoerder en haalt een track & trace van de zendingen op. Paazl is één van de partijen die hierin is gespecialiseerd en is geïntegreerd in WICS.
Doordat Gamp ebiz werkt met zowel PostNL, DPD als DHL, bespaart dat veel tijd en biedt dit positieve mogelijkheden voor de klanten van Gamp ebiz. Daarnaast biedt Paazl verschillende mogelijkheden aan de voorkant van de webshop. De directeur geeft aan: “Bij een aantal klanten is de vervoerdersmodule in combinatie met Paazl de moeite waard vanwege alle checkout features, waarover hun eigen klanten niet beschikten. Deze checkout features zijn erg klantvriendelijk en werken daarom conversieverhogend.”
Samen groeien met WICS
Gamp ebiz wil dit jaar vooral groeien in de hair & beauty en lifestyle branche, een niche markt waar de dienstverlener ruim vertegenwoordigd en erg sterk is. Rensing: “We willen de processen nog verder versimpelen, zodat we tijdens piektijden nog sneller kunnen opschalen. Daarnaast willen we meer met gewichten en afmetingen gaan doen, zodat we locaties beter kunnen optimaliseren. Uiteindelijk willen we samen met WICS groeien en een aantal nieuwe functionaliteiten standaardiseren, zodat het pakket van WICS ook meegroeit.”
